Ancora sull’efficace attuazione dei Modelli 231: la comunicazione del Modello

Comunicazione - il Destinatario impiega ed è soddisfatto dei mezzi per comunicare con l’Organismo di Vigilanza

di Stefano Barlini, CIA, CISA, CCSA, QAR*

Da questa asserzione si ricava che l’efficace attuazione di un Modello dipende rilevantemente dal sistema di comunicazione tra Organismo di Vigilanza e Destinatari, sistema che deve essere in grado di gestire i flussi di comunicazione bi-direzionali generalmente previsti nei Modelli:

• lato Organismo di Vigilanza, per informative, comunicazioni, richieste, etc.;
• lato Destinatari, per gli obblighi informativi codificati nel Modello stesso (a periodicità predeterminata o ad evento) e/o segnalazioni spontanee, così come (quanto mai auspicabili), suggerimenti.

La tecnologia del sistema di comunicazione a servizio di un Modello è nelle realtà più evolute rappresentata da strumenti informatici e dai relativi work-flow, che ne danno impulso e ne regolano sostanzialmente le frequenze, le responsabilità e i contenuti. In altre realtà è basata, invece, su caselle di posta elettronica, strumenti di instant messaging, numeri di telefono (anche nella forma di una whistleblowing hotline), area intranet e/o del sito internet aziendale, spazio del file server, così come bacheche, lettere, sportelli, uffici, etc.

Ancorché tecnologicamente evoluto, un sistema di comunicazione disegnato esclusivamente sulla base delle esigenze dell’Organismo di Vigilanza, ma non adeguato rispetto alle esigenze dei Destinatari, avrà scarso impiego da parte di questi ultimi e conseguentemente limiterà fortemente l’operatività del Modello. In particolare nel primo periodo post implementazione, è naturale attendersi che i Destinatari:

• abbiano dei dubbi (“si applica in questo caso la procedura 231?”)
• necessitino di chiarimenti (“se la controparte non collabora come mi devo comportare?”)
• richiedano un indirizzo immediato (“avete un esempio di report da cui possa prendere spunto?”) ossia di una tutorship il più possibilmente pratica, tornando così qui al concetto della praticità delle previsioni di un Modello su cui è incentrato lo scorso post ("Ancora sull’efficace attuazione dei Modelli 231: la praticità del Modello")
• propongano dei suggerimenti (“non è forse meglio focalizzare il controllo su tali transazioni ricavabili agevolmente da … ?”) sulla base della loro conoscenza (sempre da utilizzare e valorizzare al meglio) dell’operatività aziendale e dei rischi a cui essa è esposta.

Se si registrano scarse, o peggio nessuna comunicazione o, in generale, contatti da parte dei Destinatari allora è evidente che il sistema di comunicazione non funziona e il rischio che il Modello non venga attuato è veramente alto. Nel processo di auditing di verifica dell’efficacia delle previsioni di un Modello, il riscontro dei flussi di comunicazione dai Destinatari all’Organismo di Vigilanza può, infatti, essere assunto come un immediato e agevole indicatore della maturità del Modello e del relativo grado di attuazione ed osservanza.

In conclusione, occorre riflettere adeguatamente sul sistema di comunicazione e, in particolare, su quanto messo a disposizione dal lato dei Destinatari per comunicare con l’Organismo di Vigilanza, partendo ovviamente dalle esigenze degli stessi Destinatari (che possono essere considerevolmente diverse da organizzazione ad organizzazione, nonché da fase di maturità del Modello stesso, livello gerarchico, etc).

Ai fini dell'efficace attuazione del Modello, è importante porsi come obiettivo quello di realizzare le condizioni affinche i suoi Destinatari si sentano coinvolti al punto da esprimere suggerimenti per il miglioramenteo delle previsioni del Modello stesso.

(Nel prossimo articolo: l'integrazione del Modello 231)

*Stefano Barlini, CIA, CISA, CCSA, QAR, stefano.barlini@tiscali.it. È componente di Organismi di Vigilanza 231 e professionista specializzato in servizi di consulenza in materia di risk management, internal auditing e controllo interno. Si occupa di Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo fin dalla loro introduzione nel nostro ordinamento. Tra le altre, è autore delle seguenti principali pubblicazioni:
- I Modelli di organizzazione e di gestione ex art. 30 del D.Lgs. 81/2008 – Guida interpretativa e applicativa "open source";
- Cos'è la 231?;
- I Benefici dei Modelli 231 per l'azienda;
- I costi di sviluppo e mantenimento di un Modello ex D.Lgs. 231/2001;
- Guida Federchimica ai Modelli 231 per i reati in materia di salute e sicurezza.