O.d.V.: obblighi di informazione e flussi bidirezionali di informazioni
di Francesco Da Riva Grechi*
Intervento dell'avv. prof. Francesco Da Riva Grechi al convegno sulla responsabilità amministrativa degli enti (D.Lgs. 231/01) - Varese, 15 giugno 2007 - Collegio "De Filippi".
Indice dell'intervento:
La responsabilità delle persone giuridiche e gli aspetti etici dell'attività d'impresa - O.d.V.: requisiti oggettivi e soggettivi - Nomina e configurazione dell'O.d.V. - Funzioni e poteri dell'O.d.V. - O.d.V.: obblighi di informazione e flussi bidirezionali di informazioni - O.d.V.: raccolta e conservazione delle informazioni - Sulla responsabilità dei componenti dell'organo di controllo (O.d.V.).
Come d’altronde emerge dalla disamina appena effettuata, in ordine ai poteri e alle funzioni proprie che l’O.d.V. è chiamato ad esercitare, risulta evidente che al fine di rendere effettivo l’esercizio delle funzioni dello stesso, è necessario garantire un flusso costante di informazioni verso il medesimo O.d.V.
Più precisamente i flussi di informazioni avranno carattere bidirezionale, ovvero, da un lato, i soggetti coinvolti nell’espletamento delle funzioni dirigenziali amministrative e di controllo dell’ente, sono tenuti a informare costantemente l’O.d.V.; nello stesso tempo, il medesimo organo di vigilanza sarà tenuto costantemente a relazionare nei confronti degli organi di controllo e amministrativo, anche al fine e di stimolare un attività di quest’ultimo, e di consentire allo stesso di adottare i provvedimenti sanzionatori, o di altro genere ( ad. es. modifica del modello o del codice etico) del caso.
I dirigenti, gli amministratori, dipendenti e collaboratori della società, dovranno quindi garantire la massima collaborazione all’O.d.V. trasmettendogli, obbligatoriamente, ogni informazione utile per l’espletamento delle funzioni che gli sono proprie.
Sono d’altronde previsti, anche per prassi, dal codice etico e disciplinare, specifici obblighi a carico di dipendenti e collaboratori che venissero a conoscenza di violazioni, inadempimenti o accadimenti sospetti, di informarne tempestivamente l’Organo di Vigilanza.
Appare quindi opportuno prevedere specifici mezzi o moduli in grado di garantire la segnalazione tempestiva delle violazioni di cui si è parlato, ponendo in essere canali di comunicazione, prevedendo anche obblighi di reporting o di richiesta di pareri qualora venga posta in essere un attività che possa presentare profili di responsabilità penale rilevanti.
I protocolli dovranno prevedere che, in qualsiasi circostanza in cui venga effettuato un accesso, ispezione o verifica da parte di un Autorità di vigilanza, giudiziaria, o delle forze dell’ordine, della Guardia di finanza, venga avvertito immediatamente l’Organismo di Vigilanza.
Relativamente alle informazioni che si ritiene debbano essere messe a disposizione dell’O.d.V. si possono indicare, al fine di fornire un indicazione di massima, alcune delle attività societarie del cui svolgimento si ritiene necessario informare l’O.d.V. :
a) Informazioni relative all’assetto dell’azienda anche prima dell’istituzione dell’O.d.V.;
b) notizie relative all’attuazione del modello e alle sanzioni che in conseguenza della mancata osservanza dello stesso, siano state irrogate;
c) atipicità o anomalie riscontrate da parte dei vari organi responsabili e degli organi deputati al controllo, nelle attività volte a porre in essere il modello;
d) provvedimenti provenienti da qualsiasi Autorità pubblica, dai quali si evinca la pendenza di procedimenti relativi ai reati contemplati dal d.lgs. 231/01;
e) avvenuta concessione di erogazioni pubbliche, rilascio di nuove licenze, di autorizzazioni o di altri rilevanti provvedimenti amministrativi;
f) operazioni finanziarie che assumano particolare rilievo per valore, modalità, rischiosità, atipicità;
g) partecipazione a gare d’appalto, ed aggiudicazione degli stessi, e in genere instaurazione di rapporti contrattuali con la P.a.;
h) informazione immediata di ogni accertamento fiscale, del Ministero del Lavoro, degli enti previdenziali, dell’antitrust, e di ogni altra Autorità di Vigilanza, a cura del responsabile dell’area sottoposta al relativo accertamento;
i) comunicazione e informativa documentale in ordine ad operazioni societarie straordinarie, ed in ordine alle connesse adunanze dell’organo amministrativo;
l) comunicazione tempestiva dell’emissione di nuove azioni e di strumenti finanziari;
L’inosservanza dei suddetti obblighi comporterà violazione del modello e relativa applicazione delle sanzioni previste dal sistema disciplinare.
Indice dell'intervento:
La responsabilità delle persone giuridiche e gli aspetti etici dell'attività d'impresa - O.d.V.: requisiti oggettivi e soggettivi - Nomina e configurazione dell'O.d.V. - Funzioni e poteri dell'O.d.V. - O.d.V.: obblighi di informazione e flussi bidirezionali di informazioni - O.d.V.: raccolta e conservazione delle informazioni - Sulla responsabilità dei componenti dell'organo di controllo (O.d.V.).
Come d’altronde emerge dalla disamina appena effettuata, in ordine ai poteri e alle funzioni proprie che l’O.d.V. è chiamato ad esercitare, risulta evidente che al fine di rendere effettivo l’esercizio delle funzioni dello stesso, è necessario garantire un flusso costante di informazioni verso il medesimo O.d.V.
Più precisamente i flussi di informazioni avranno carattere bidirezionale, ovvero, da un lato, i soggetti coinvolti nell’espletamento delle funzioni dirigenziali amministrative e di controllo dell’ente, sono tenuti a informare costantemente l’O.d.V.; nello stesso tempo, il medesimo organo di vigilanza sarà tenuto costantemente a relazionare nei confronti degli organi di controllo e amministrativo, anche al fine e di stimolare un attività di quest’ultimo, e di consentire allo stesso di adottare i provvedimenti sanzionatori, o di altro genere ( ad. es. modifica del modello o del codice etico) del caso.
I dirigenti, gli amministratori, dipendenti e collaboratori della società, dovranno quindi garantire la massima collaborazione all’O.d.V. trasmettendogli, obbligatoriamente, ogni informazione utile per l’espletamento delle funzioni che gli sono proprie.
Sono d’altronde previsti, anche per prassi, dal codice etico e disciplinare, specifici obblighi a carico di dipendenti e collaboratori che venissero a conoscenza di violazioni, inadempimenti o accadimenti sospetti, di informarne tempestivamente l’Organo di Vigilanza.
Appare quindi opportuno prevedere specifici mezzi o moduli in grado di garantire la segnalazione tempestiva delle violazioni di cui si è parlato, ponendo in essere canali di comunicazione, prevedendo anche obblighi di reporting o di richiesta di pareri qualora venga posta in essere un attività che possa presentare profili di responsabilità penale rilevanti.
I protocolli dovranno prevedere che, in qualsiasi circostanza in cui venga effettuato un accesso, ispezione o verifica da parte di un Autorità di vigilanza, giudiziaria, o delle forze dell’ordine, della Guardia di finanza, venga avvertito immediatamente l’Organismo di Vigilanza.
Relativamente alle informazioni che si ritiene debbano essere messe a disposizione dell’O.d.V. si possono indicare, al fine di fornire un indicazione di massima, alcune delle attività societarie del cui svolgimento si ritiene necessario informare l’O.d.V. :
a) Informazioni relative all’assetto dell’azienda anche prima dell’istituzione dell’O.d.V.;
b) notizie relative all’attuazione del modello e alle sanzioni che in conseguenza della mancata osservanza dello stesso, siano state irrogate;
c) atipicità o anomalie riscontrate da parte dei vari organi responsabili e degli organi deputati al controllo, nelle attività volte a porre in essere il modello;
d) provvedimenti provenienti da qualsiasi Autorità pubblica, dai quali si evinca la pendenza di procedimenti relativi ai reati contemplati dal d.lgs. 231/01;
e) avvenuta concessione di erogazioni pubbliche, rilascio di nuove licenze, di autorizzazioni o di altri rilevanti provvedimenti amministrativi;
f) operazioni finanziarie che assumano particolare rilievo per valore, modalità, rischiosità, atipicità;
g) partecipazione a gare d’appalto, ed aggiudicazione degli stessi, e in genere instaurazione di rapporti contrattuali con la P.a.;
h) informazione immediata di ogni accertamento fiscale, del Ministero del Lavoro, degli enti previdenziali, dell’antitrust, e di ogni altra Autorità di Vigilanza, a cura del responsabile dell’area sottoposta al relativo accertamento;
i) comunicazione e informativa documentale in ordine ad operazioni societarie straordinarie, ed in ordine alle connesse adunanze dell’organo amministrativo;
l) comunicazione tempestiva dell’emissione di nuove azioni e di strumenti finanziari;
L’inosservanza dei suddetti obblighi comporterà violazione del modello e relativa applicazione delle sanzioni previste dal sistema disciplinare.
(*) Avv. Prof. Francesco Da Riva Grechi
E-mail: francesco (at) studiodarivagrechi.it
Studio Roma: Piazza di Spagna, 31
Tel. 06/69941714 - Fax. 06/69781744
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