Funzioni e poteri dell'O.d.V.
di Francesco Da Riva Grechi*
Intervento dell'avv. prof. Francesco Da Riva Grechi al convegno sulla responsabilità amministrativa degli enti (D.Lgs. 231/01) - Varese, 15 giugno 2007 - Collegio "De Filippi".
Indice dell'intervento:
La responsabilità delle persone giuridiche e gli aspetti etici dell'attività d'impresa - O.d.V.: requisiti oggettivi e soggettivi - Nomina e configurazione dell'O.d.V. - Funzioni e poteri dell'O.d.V. - O.d.V.: obblighi di informazione e flussi bidirezionali di informazioni - O.d.V.: raccolta e conservazione delle informazioni - Sulla responsabilità dei componenti dell'organo di controllo (O.d.V.).
Funzione primaria dell’O.d.V è quella di vigilanza continuativa sulla funzionalità del modello adottato, curandone l’attuazione, la corretta applicazione, l’aggiornamento e gli adattamenti necessari e utili.
Oggetto della vigilanza è il modello in concreto adottato in ogni sua esplicazione, comprensivo quindi del codice etico, della valutazioneo delle criticità dell’organizzazione, ovvero della vulnerabilità rispetto al rischio di commissione di un reato presupposto,dei protocolli comportamentali adottati ai fini di un idonea prevenzione dei rischi di commissione di un reato, del sistema sanzionatorio esistente.
La realizzazione di una simile funzione impone quindi il monitoraggio continuo delle aree a rischio, dell’effettiva adozione e messa in pratica del modello, della regolare tenuta dei documenti prescritti, dell’efficienza ed effettivo funzionamento delle misure e cautele previste dal modello.
L’O.d.V., oltre a preoccuparsi della vigilanza sul modello, dovrà provvedere a esercitare l’attività di stimolo e di propulsione ai fini dell’aggiornamento del modello in ogni sua componente, qualora se ne manifesti l’opportunità, in relazione ad una serie di circostanze quali potrebbero essere una variazione dell’attività connessa ad un evento straordinario, che renda necessario un ripensamento del modello, o, in sede di intervento correttivo dello stesso, qualora si evidenzino, a seguito dell’attività di sorveglianza svolta dallo stesso O.d.V., aree scoperte e malfunzionamenti, sino al caso in cui sia stato realizzato un reato presupposto.
Il ruolo dell’organismo in tale circostanza sarà fondamentale e consisterà nell’ esercitare azioni propulsive e propositive nei confronti dell’organo dirigente poi tenuto a valutare ed adottare eventuali proposte di modifica e di adeguamento del modello provenienti dall’O.d.V.
Ai fini dell’esercizio delle funzioni così descritte, ovviamente l’O.d.V. dovrà godere dei poteri relativi che ne consentano in concreto l’esplicazione.
Sarà cura dell’O.d.V. e oggetto della regolamentazione che lo stesso andrà a dettare , posto la completa libertà della norma di legge a riguardo, pianificare la frequenza delle riunioni periodiche, da valutarsi in ragione delle specifiche esigenze del momento, avendo cura di verbalizzarne lo svolgimento nonché l’esito delle stesse.
Alle medesime riunioni, in relazione al tema trattato, potranno essere chiamati a partecipare anche i sindaci, o l’organo di gestione, proprio al fine di reperire utili informazioni e mantenere il coordinamento interorganico.
Al fine di poter svolgere la propria funzione di vigilanza, deve essere garantito all’O.d.V. l’accesso a tutte le informazioni e documentazioni aziendali presso qualsiasi organo, nel rispetto della normativa in materia di privacy e di eventuali normative di settore, quale potrebbe essere la disciplina in materia di insider trading prevista per le società quotate.
Lo stesso O.d.V. dovrebbe, inoltre, poter richiedere di partecipare ad alcune sedute del C.d.a., anche tramite un proprio rappresentante, convocate in caso di trattazione di materie organizzative, di competenza dell’O.d.V..
Passando invece ai poteri ispettivi, che rappresentano la fetta più corposa delle competenze attribuite all’O.d.V., e che riguarderanno la vigilanza sull’effettiva applicazione e adeguatezza del modello prescelto, i poteri che strumentalmente saranno attribuiti all’O.d.V. saranno inerenti a:
Effettuate le verifiche del caso, sentendo anche l’autore della violazione segnalata - indipendentemente da un eventuale condanna o processo penale - l’organo di vigilanza riferisce dell’avvenuta infrazione all’organo amministrativo, proponendo la misura sanzionatoria all’uopo prevista dal sistema disciplinare adottato nell’impresa.
L’O.d.V. interviene in funzione propositiva e consultiva, giammai però interviene nei processi decisionali dell’impresa, che rimangono accentrati in capo all’organo amministrativo.
Indice dell'intervento:
La responsabilità delle persone giuridiche e gli aspetti etici dell'attività d'impresa - O.d.V.: requisiti oggettivi e soggettivi - Nomina e configurazione dell'O.d.V. - Funzioni e poteri dell'O.d.V. - O.d.V.: obblighi di informazione e flussi bidirezionali di informazioni - O.d.V.: raccolta e conservazione delle informazioni - Sulla responsabilità dei componenti dell'organo di controllo (O.d.V.).
Funzione primaria dell’O.d.V è quella di vigilanza continuativa sulla funzionalità del modello adottato, curandone l’attuazione, la corretta applicazione, l’aggiornamento e gli adattamenti necessari e utili.
Oggetto della vigilanza è il modello in concreto adottato in ogni sua esplicazione, comprensivo quindi del codice etico, della valutazioneo delle criticità dell’organizzazione, ovvero della vulnerabilità rispetto al rischio di commissione di un reato presupposto,dei protocolli comportamentali adottati ai fini di un idonea prevenzione dei rischi di commissione di un reato, del sistema sanzionatorio esistente.
La realizzazione di una simile funzione impone quindi il monitoraggio continuo delle aree a rischio, dell’effettiva adozione e messa in pratica del modello, della regolare tenuta dei documenti prescritti, dell’efficienza ed effettivo funzionamento delle misure e cautele previste dal modello.
L’O.d.V., oltre a preoccuparsi della vigilanza sul modello, dovrà provvedere a esercitare l’attività di stimolo e di propulsione ai fini dell’aggiornamento del modello in ogni sua componente, qualora se ne manifesti l’opportunità, in relazione ad una serie di circostanze quali potrebbero essere una variazione dell’attività connessa ad un evento straordinario, che renda necessario un ripensamento del modello, o, in sede di intervento correttivo dello stesso, qualora si evidenzino, a seguito dell’attività di sorveglianza svolta dallo stesso O.d.V., aree scoperte e malfunzionamenti, sino al caso in cui sia stato realizzato un reato presupposto.
Il ruolo dell’organismo in tale circostanza sarà fondamentale e consisterà nell’ esercitare azioni propulsive e propositive nei confronti dell’organo dirigente poi tenuto a valutare ed adottare eventuali proposte di modifica e di adeguamento del modello provenienti dall’O.d.V.
Ai fini dell’esercizio delle funzioni così descritte, ovviamente l’O.d.V. dovrà godere dei poteri relativi che ne consentano in concreto l’esplicazione.
Sarà cura dell’O.d.V. e oggetto della regolamentazione che lo stesso andrà a dettare , posto la completa libertà della norma di legge a riguardo, pianificare la frequenza delle riunioni periodiche, da valutarsi in ragione delle specifiche esigenze del momento, avendo cura di verbalizzarne lo svolgimento nonché l’esito delle stesse.
Alle medesime riunioni, in relazione al tema trattato, potranno essere chiamati a partecipare anche i sindaci, o l’organo di gestione, proprio al fine di reperire utili informazioni e mantenere il coordinamento interorganico.
Al fine di poter svolgere la propria funzione di vigilanza, deve essere garantito all’O.d.V. l’accesso a tutte le informazioni e documentazioni aziendali presso qualsiasi organo, nel rispetto della normativa in materia di privacy e di eventuali normative di settore, quale potrebbe essere la disciplina in materia di insider trading prevista per le società quotate.
Lo stesso O.d.V. dovrebbe, inoltre, poter richiedere di partecipare ad alcune sedute del C.d.a., anche tramite un proprio rappresentante, convocate in caso di trattazione di materie organizzative, di competenza dell’O.d.V..
Passando invece ai poteri ispettivi, che rappresentano la fetta più corposa delle competenze attribuite all’O.d.V., e che riguarderanno la vigilanza sull’effettiva applicazione e adeguatezza del modello prescelto, i poteri che strumentalmente saranno attribuiti all’O.d.V. saranno inerenti a:
- verifiche periodiche su alcune operazioni che superino un determinato ammontare;
- verifiche obbligatorie su alcune operazioni e processi societari particolarmente significativi, come la gestione finanziaria e le operazioni di tesoreria;
- verifiche a campione sulla corretta conduzione delle operazioni di tesoreria, anche al fine di accertarne l’eventuale costituzione di fondi neri e la corretta tenuta dei bilanci;
- interventi immediati, per quanto di competenza dell’O.d.V., in caso di intervento dell’autorità pubblica, giudiziaria o amministrativa;
- verifica periodica e cura della corretta interpretazione del codice etico e comportamentale, del modello e delle procedure aziendali previste in attuazione del modello stesso;
- adempimento dell’obbligo di informazione, e delle risultanze dell’attività di controllo svolta al fine di verificare l’esistenza di eventuali anomalie;
- verifiche periodiche e a campione della regolarità dei protocolli previsti in attuazione delle procedure adottate dall’azienda, della documentazione di supporto alle operazioni aziendali, anche di carattere contabile, riscontrando e segnalando all’organo dirigente ogni eventuale anomalia;
- controlli e approfondimenti sulle poste di bilancio in caso di rilevazione di anomalie, e controlli ad hoc sulle stesse poste di bilancio, a discrezione del’O.d.V.
Effettuate le verifiche del caso, sentendo anche l’autore della violazione segnalata - indipendentemente da un eventuale condanna o processo penale - l’organo di vigilanza riferisce dell’avvenuta infrazione all’organo amministrativo, proponendo la misura sanzionatoria all’uopo prevista dal sistema disciplinare adottato nell’impresa.
L’O.d.V. interviene in funzione propositiva e consultiva, giammai però interviene nei processi decisionali dell’impresa, che rimangono accentrati in capo all’organo amministrativo.
(*) Avv. Prof. Francesco Da Riva Grechi
E-mail: francesco (at) studiodarivagrechi.it
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Tel. 06/69941714 - Fax. 06/69781744
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